Cool Water Direct est basé à Huddersfield, et est l’un des principaux spécialistes des refroidisseurs d’eau filtrée sur réseau. Elle possède une vaste expérience dans la fourniture de systèmes aux établissements scolaires, commerciaux et industriels, et jouit d’une réputation de longue date pour la qualité de son service.
En raison d’une expansion rapide, l’équipe de direction s’est rendu compte qu’elle devait se tourner vers la technologie pour permettre à l’entreprise d’être aussi efficace et rationalisée que possible, afin de pouvoir se développer rapidement sans augmenter ses frais administratifs. Ils avaient besoin d’un système commercial qui puisse se développer avec l’entreprise, permettant à leurs franchisés de se concentrer sur le développement efficace de l’entreprise.
CoolWaterDirect avait développé une méthode manuelle pour gérer les tâches quotidiennes liées à la gestion de son entreprise. À l’aide d’un planificateur mural, ils répartissaient les sites de leurs clients par secteur, décidaient des actions à entreprendre sur chaque site, puis affectaient physiquement leur personnel à l’exécution des tâches correspondantes. Ce processus représentait une énorme quantité de travail manuel pour le personnel du back-office et était sujet à des erreurs. L’entreprise a compris qu’elle devait éliminer ce processus fastidieux et le remplacer par un système simple, facile et rapide sur lequel toute l’équipe pouvait compter.
Le personnel du back-office voulait également un système capable de générer des factures clients professionnelles à prix constants avec un minimum d’effort, car le temps nécessaire pour générer les factures mensuelles, trimestrielles et annuelles complexes dont ils avaient besoin devenait un fardeau. Par-dessus tout, CoolWaterDirect savait que le système devait être extrêmement simple à utiliser pour que ses franchisés le considèrent comme un avantage et non comme une imposition.
CoolWaterDirect voulait que le système permette à tous les membres de l’entreprise de voir les informations financières, les mesures et les ressources appropriées, où qu’ils soient. Cela permettrait au siège social et à leurs franchisés d’être en mesure de voir la disponibilité des ressources, les calendriers de travail et les mesures clés, qu’ils soient au bureau ou sur un chantier - ce qui permettrait de répondre rapidement et précisément aux demandes des clients.
Alan Fish, directeur général de CoolWaterDirect, a découvert Franchise 360, un logiciel conçu par GreyRidge spécifiquement pour le marché de la franchise, lorsqu’il a assisté à une conférence de la British Franchise Association (BFA). Après des discussions initiales avec Alan, GreyRidge a envoyé un de ses analystes dans l’entreprise pour comprendre les processus fondamentaux qui sous-tendent leur activité. Alan a constaté que, contrairement à d’autres systèmes en boîte, Franchise 360 contenait toutes les fonctionnalités de base nécessaires pour gérer son entreprise et fournir des services aux franchises et aux clients, mais qu’il pouvait être adapté à son entreprise.
Comme Franchise 360 réutilisait des composants génériques, cela a permis aux développeurs de GreyRidge de se concentrer sur l’adaptation du logiciel aux domaines qui rendaient sa franchise unique - ce qui lui a permis d’obtenir un logiciel d’entreprise qui s’adaptait parfaitement à son entreprise et fournissait un retour sur investissement élevé.
Une fois que l’analyste a compris les exigences de CoolWaterDirect, le champ d’application de base a été documenté et signé par Alan et les exigences ont été transformées en un plan de modification du logiciel. GreyRidge a fourni un devis basé sur cette portée de base, mais a précisé qu’Alan aurait un retour d’information et une visibilité sur le processus de développement, avec la possibilité d’apporter toutes les modifications mineures qu’il souhaitait dans le cadre de la portée globale sans frais supplémentaires.
Une semaine après le début du processus de développement, un système de démonstration a été fourni à CoolWaterDirect pour lui permettre de contribuer au processus de développement. Au fur et à mesure de l’achèvement de chaque section du projet, les commentaires de CoolWaterDirect ont été sollicités avant d’être approuvés.
Les développeurs de Franchise 360 ont travaillé de concert avec les utilisateurs finaux de chaque section du système, s’assurant que chaque section était faite sur mesure pour leurs besoins. En éliminant toutes les fonctionnalités sauf celles dont CoolWaterDirect avait besoin, le système a été conçu dès le premier jour pour être convivial afin que tous les membres du personnel puissent l’utiliser quotidiennement. La participation des utilisateurs finaux dès le premier jour a donné à tous les membres de l’entreprise un sentiment d’engagement dans le processus, ce qui a permis de réduire le nombre de formations nécessaires lors de la mise en service du système.
Le système achevé a été conçu pour faciliter chacun des processus commerciaux de CoolWaterDirect et a été signé et terminé après 4 à 5 semaines. Enfin, GreyRidge a envoyé un membre de l’équipe de développement qui avait travaillé sur le produit pour former l’ensemble de l’entreprise afin qu’elle soit capable dans tous les domaines de Franchise 360.
CoolWaterDirect a fait une demande de financement à Business Link pour aider à payer Franchise 360 et ils ont reçu un grand pourcentage de l’argent à mettre dans le système. La demande a été facile et a pris moins de temps à développer que prévu, ce qui a fait une énorme différence dans leur perception de Franchise 360.
Quand Alan a découvert Franchise 360, il a été très impressionné par le fait qu’il pouvait avoir un système conçu pour et autour de son entreprise, sans que cela ne lui coûte rien. Puisque le système a été construit spécifiquement pour l’entreprise, il pourrait refléter les tâches quotidiennes spécifiques dans son entreprise, en veillant à ce qu’il contribue à réduire la quantité d’administration manuelle nécessaire.
Franchise 360 a augmenté l’efficacité du processus de facturation de Cool Water Direct, permettant de générer automatiquement des factures PDF professionnelles et de marque en utilisant les prix définis par le siège social, garantissant que les prix sont cohérents et précis dans tout le réseau. La possibilité de créer une facture en sélectionnant simplement les produits pertinents et en laissant le système remplir automatiquement les prix et les détails du client permet à l’équipe d’économiser des heures d’administration chaque semaine, ce qui leur permet de passer plus de temps à générer des prospects.
Le système a également réduit considérablement la quantité d’administration manuelle nécessaire pour assurer le suivi des tâches quotidiennes requises pour servir les clients. Cette efficacité accrue a eu un impact majeur sur le recrutement, donnant aux franchisés potentiels la certitude qu’ils rejoignent une équipe bien organisée, efficace et dotée d’un système de gestion professionnelle pour les aider.
CoolWaterDirect dispose maintenant d’un système avec lequel il se sent vraiment à l’aise - un système facile à utiliser au quotidien, qui peut être adapté rapidement à mesure que l’entreprise se développe, qui est rentable et qui a permis à Alan et à son équipe d’économiser beaucoup de temps et d’argent en rationalisant leurs processus de base.
Depuis la mise en service du système, GreyRidge a travaillé avec CoolWaterDirect comme un véritable partenaire technologique, en utilisant ses connaissances et son expérience de la technologie pour apporter de la valeur à l’entreprise de CoolWaterDirect.
En permettant à GreyRidge de leur fournir l’avantage technologique dont ils avaient besoin, Alan a été en mesure de se concentrer sur l’expansion de l’entreprise plutôt que de passer son temps sur des tâches quotidiennes banales, aidant l’entreprise à se développer et à réussir.
“Nous avons constaté que Franchise 360 se développe avec nous. L’une des choses les plus impressionnantes que nous avons trouvées dans le système, c’est que nos ingénieurs de service peuvent se connecter partout dans le monde et faire des mises à jour à distance. Non seulement Franchise 360 nous aide à communiquer et à être plus efficaces, mais il nous permet de passer plus de temps à faire avancer l’entreprise, à entretenir nos clients existants et à en gagner de nouveaux.”
